Aktualisiert am 17.02.2025
Betriebe, die vor dem 1. Juli 2025 ein Kassensystem angeschafft haben, müssen dieses bis spätestens 31. Juli 2025 dem Finanzamt melden. Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme gilt eine Mitteilungspflicht innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Wird ein Kassensystem außer Betrieb genommen, muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, müssen nur gemeldet werden, wenn die Anschaffung bereits gemeldet wurde.
Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt. Alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme sind in einer einheitlichen Mitteilung an das Finanzamt zu melden.
Die Kassenmeldung nach § 146a AO erfordert die Übermittlung verschiedener Pflichtangaben an die Finanzverwaltung. Dazu gehören unter anderem:
- Hersteller und Typ des Kassensystems
- Seriennummer des Geräts
- Einsatzort des Systems (z. B. Filiale, Unternehmenssitz)
- Verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE) mit Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID
Ebenfalls meldepflichtig: Wegstreckenzähler und Taxameter
Die Regeln für elektronische Kassensysteme gelten auch für Wegstreckenzähler und Taxameter. Eine Ausnahme gibt es nur für Geräte, die ohne eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) genutzt werden. In diesem Fall müssen die Nutzer jedoch die Nichtbeanstandungsregelung der Finanzverwaltung nutzen, die aber nur bis spätestens 31. Dezember 2025 gilt.
Wichtig: Bei der Mitteilung muss zusätzlich auch das Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.
Sanktionen bei Meldepflichtverstößen
Bei Nichtbeachtung der Meldepflicht können Zwangsgelder festgesetzt werden. Außerdem kann es zu – teils erheblichen – Hinzuschätzungen bei der Höhe der Einnahmen durch das Finanzamt kommen.
Zusätzliche Hinweise
- Technische Anforderungen: Elektronische Kassensysteme müssen über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die Manipulationen verhindert und alle Geschäftsvorfälle unveränderlich speichert. Die technischen Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungssysteme sind streng. Achten Sie darauf, dass Ihre Systeme den aktuellen Standards entsprechen.
- Dokumentation: Halten Sie alle Belege und Dokumente bezüglich der Anschaffung und Außerbetriebnahme sowie Änderungsprotokolle sorgfältig fest. Diese können bei einer steuerlichen Prüfung von Bedeutung sein.